Su certificado de matrimonio de Nueva York, el certificado extendido y la apostilla

La respuesta depende de dónde va a presentar el documento. La Oficina del Secretario Municipal ofrece dos versiones del mismo registro. El certificado corto es el registro de matrimonio para uso nacional, el que normalmente se presenta ante oficinas, empleadores, aseguradoras y agencias dentro de Estados Unidos. El certificado extendido es el registro para uso en el extranjero, y es la versión que la Oficina indica cuando el documento necesita una apostilla (City Clerk).

Si alguien le pidió "el certificado de matrimonio" sin decir cuál, pregunte a quien lo va a recibir si quiere un original o una copia certificada, si acepta el certificado corto o necesita el extendido, y si además pide traducción, apostilla o autenticación. Con esa respuesta por escrito, el pedido sale bien la primera vez.

Si va a usar el certificado en Estados Unidos y también en otro país, puede pedir las dos versiones. Cada una tiene su propia tarifa, y las copias adicionales cuestan menos cuando se piden al mismo tiempo que la primera.

La licencia de matrimonio y el certificado de matrimonio no son el mismo documento. La licencia autoriza la ceremonia; el certificado prueba que el matrimonio se celebró. Cuando una agencia le pida prueba de matrimonio, lo que debe pedir es el registro de matrimonio ya inscrito, no la licencia (City Clerk, Marriage Bureau).

Después de la ceremonia, la licencia firmada tiene que regresar a la Oficina del Secretario Municipal para quedar registrada. Las preguntas frecuentes anteriores de la Oficina indicaban que el oficiante debe devolver la licencia completa en un plazo de cinco días (FAQ del City Clerk, 2021). Una vez registrada, usted puede pedir su certificado.

La página actual de la Oficina no publica cuánto tarda en llegar el primer certificado después de la ceremonia. Si tiene una fecha límite, confirme el plazo directamente con la Oficina del Secretario Municipal para su caso, ya sea que se haya casado en la oficina o en una ceremonia privada.

Hay dos caminos, y los dos pasan por la Oficina del Secretario Municipal (City Clerk):

1. En persona, con cita. La Oficina dirige las citas para la sala de registros (Record Room) a través de Project Cupid, el mismo sistema en línea que se usa para la licencia de matrimonio. No cuente con recibir el certificado el mismo día si no lo confirma.
2. Por correo. Envíe el formulario de solicitud de registro de matrimonio con una copia de su identificación y el pago, a la dirección que aparece en el formulario de solicitud por correo.

La tarifa es de $15 por la primera copia y $10 por cada copia adicional pedida al mismo tiempo.

El certificado extendido se pide por los mismos caminos: una cita por Project Cupid o una solicitud por correo. En el formulario, marque la versión extendida y, si el formulario le da la opción, indique que es para uso en el extranjero. Cuesta $35 la primera copia y $30 cada copia adicional pedida al mismo tiempo (City Clerk).

Esa tarifa incluye la búsqueda del registro, la certificación y la firma a mano con sello en relieve. Esos dos detalles son los que hacen posible el siguiente paso: el Secretario del Condado autentica la firma del funcionario municipal, y el Departamento de Estado de Nueva York coloca la apostilla sobre esa autenticación. Por eso las preguntas frecuentes de la Oficina indican pedir el certificado extendido cuando se necesita una apostilla, en vez de intentar apostillar el certificado que recibió después de la ceremonia (FAQ del City Clerk, 2022).

Un detalle más: un sello que dice "New York State" no significa por sí solo que el documento lo emitió el Departamento de Salud del estado. El Departamento de Estado explica que los registros locales también pueden mencionar al estado, así que revise quién aparece como emisor en la certificación (Departamento de Estado de Nueva York).

Una solicitud por correo completa lleva cuatro cosas, según el formulario de la Oficina:

• El formulario lleno, con la versión que necesita (corta o extendida) y el número de copias.
• Una fotocopia de una identificación aceptada. El formulario acepta IDNYC, licencia de conducir estatal, identificación estatal para no conductores, identificación militar activa de Estados Unidos, pasaporte, tarjeta de residente permanente, tarjeta de autorización de empleo o un Certificado de Naturalización que cumpla los requisitos.
• El pago con giro postal de Estados Unidos (U.S. Postal money order), o giro o cheque certificado de un banco de Estados Unidos. No se aceptan cheques personales.
• Los requisitos de elegibilidad. El formulario explica quién puede pedir el registro. Si la solicitud la hace un representante o un abogado en lugar de uno de los cónyuges, siga las reglas que el formulario indica para ese caso antes de enviarla.

Sobre el tiempo de espera, la página actual de la Oficina no publica un plazo general para las solicitudes por correo. Las preguntas frecuentes anteriores hablaban de cuatro a seis semanas en 2021 y de seis a ocho semanas en 2022 (FAQ 2021; FAQ 2022). Son cifras históricas, no una promesa actual, así que consulte el plazo vigente con la Oficina si tiene una fecha que cumplir.

Si su matrimonio es antiguo, la Oficina indica que los registros históricos de 1866 a 1949 se piden a través del Departamento de Registros de la ciudad (DORIS), no por este formulario (City Clerk).

La apostilla no la emite la Oficina del Secretario Municipal. Son tres oficinas, en este orden (City Clerk; New York County Clerk; Departamento de Estado de Nueva York):

1. Pida el certificado extendido a la Oficina del Secretario Municipal, para uso en el extranjero.
2. Llévelo al Secretario del Condado. Para un certificado de matrimonio de la ciudad de Nueva York, la ruta que indican la Oficina y los tribunales de Nueva York es generalmente el Secretario del Condado de Nueva York (New York County Clerk), que autentica la firma del funcionario municipal. La tarifa de autenticación es de $3.
3. Preséntelo al Departamento de Estado de Nueva York con el formulario de solicitud de apostilla o certificado de autenticación (Apostille/Certificate of Authentication Request Form). El Departamento tiene también una versión del formulario en español.
4. Pague $10 por documento.
5. Elija entre ir en persona o enviarlo por correo. En la ciudad de Nueva York, el servicio sin cita funciona de lunes a viernes, de 9:00 a. m. a 4:00 p. m., y se entrega el mismo día si los documentos están en orden, con un límite de 10 documentos por persona. Por correo, incluya el documento, el formulario, el pago y un sobre de devolución, o una etiqueta de envío prepagada si quiere devolución exprés. El Departamento no publica un plazo general para el correo.

Estas son las tarifas del gobierno para un certificado apostillado, revisadas el 27 de septiembre de 2026:

El total no incluye envíos, traducciones ni trámites que pida el país de destino. Si va a mover papeles originales entre oficinas o por correo, una carpeta de documentos resistente, con secciones para el certificado, la apostilla y las traducciones, y un sobre rígido con número de rastreo le ayudan a que nada se doble ni se pierda; ninguno reemplaza el documento oficial que le pidan.

Por lo general, no para un certificado de matrimonio. El Departamento de Estado de Nueva York menciona la carta de ejemplificación para las actas de nacimiento y de defunción de la ciudad, que se pide al ordenar el registro. Para los certificados de matrimonio de la ciudad, lo que indica es la certificación previa del Secretario del Condado de Nueva York, porque el documento lo emite un funcionario local (Departamento de Estado de Nueva York). Las páginas de la Oficina del Secretario Municipal revisadas tampoco piden esa carta para los registros de matrimonio.

Si una autoridad extranjera le pide expresamente una carta de ejemplificación, pida esa instrucción por escrito y pregunte a la Oficina del Secretario Municipal si puede emitir el documento que le solicitan.

Dentro de Estados Unidos, cada agencia pone sus propias reglas, y la Oficina señala el certificado corto como la versión habitual para uso nacional (City Clerk). Estas son las reglas generales de cada agencia:

• Seguro Social. Acepta un documento de matrimonio como prueba de un cambio legal de nombre. Puede exigir documentos originales y, en sus instrucciones generales, no acepta fotocopias ni copias notariadas (SSA; SSA en español).
• Pasaporte de Estados Unidos. El Departamento de Estado federal acepta un certificado de matrimonio original o certificado como prueba del cambio de nombre. El formulario que le corresponde depende de cuándo se emitió su pasaporte y de si puede renovarlo por correo (travel.state.gov).
• Residencia permanente (I-485). Las instrucciones del formulario piden, cuando la categoría lo requiere, una fotocopia del certificado de matrimonio emitido por la autoridad civil correspondiente. No mencionan la apostilla como requisito general para un certificado de matrimonio de Estados Unidos (USCIS, I-485).
• Petición I-130 o visa. USCIS pide un certificado de matrimonio registrado o emitido por una autoridad competente; mandan el formulario y el lugar de presentación que le correspondan (USCIS, I-130).
• Seguros, beneficios y empleadores. Cada uno decide si quiere el certificado corto, una copia certificada o el original. Pregunte antes de enviar.

El orden para cambiar su nombre en cada oficina está en la guía de cambio de nombre después de casarse en Nueva York; aquí solo necesita saber qué certificado llevar.

Pida el certificado extendido y luego confirme con el gobierno o el consulado del país de destino tres cosas.

La primera es la ruta. Los países del Convenio de La Haya de 1961 aceptan la apostilla. Un país que no forma parte del convenio puede pedir un Certificado de Autenticación (Certificate of Authentication) de Nueva York y, a veces, un paso adicional ante el Departamento de Estado federal o el consulado (Departamento de Estado de Nueva York; travel.state.gov).

La segunda es la traducción. Si el país pide el documento en su idioma, pregunte si la traducción debe ser certificada y si también necesita su propia apostilla.

La tercera es la vigencia. Algunos países piden que el certificado se haya emitido hace poco. Esa regla, como la traducción y la legalización, es del país de destino, no de Nueva York.

Tenga presente que la apostilla autentica la firma y el carácter público del documento. Si el documento cumple los requisitos para registrar su matrimonio, lo decide la autoridad del otro país.

Estas son las dudas que más se repiten después de elegir el certificado.

Pregunte hoy a la agencia o al país que recibirá el documento qué versión necesita y si pide apostilla, traducción o algún otro trámite. Con esa respuesta, reserve su cita por Project Cupid o prepare su solicitud por correo con el formulario, la identificación y el giro postal. Si el certificado es para cambiar su nombre, siga con la guía de cambio de nombre después de casarse en Nueva York. Si lo va a presentar en otro país, la guía para casarse en Nueva York como visitante o desde el extranjero le explica cómo se reconoce el matrimonio fuera de Estados Unidos.