Cómo llevar proveedores externos a un salón de bodas en Nueva York

Cuatro palabras aparecen una y otra vez cuando usted compara salones, y cada una cambia lo que puede hacer. Un proveedor preferido es uno que el lugar recomienda porque trabaja allí con frecuencia. Un proveedor aprobado es uno ajeno a esa lista que el lugar acepta después de revisar sus documentos. Un proveedor exclusivo es el único que puede prestar ese servicio. Y una política libre deja que usted elija, con las reglas de seguro y acceso de siempre.

Una lista preferida no es automáticamente exclusiva. El Brooklyn Botanic Garden tiene una lista de proveedores preferidos, y por separado nombra a Union Square Events como su caterer exclusivo. LOFT39, en Manhattan, separa a sus socios exclusivos de los proveedores preferidos en otras categorías. Por eso la pregunta útil es siempre la misma: cuando el lugar dice "preferido", ¿quiere decir recomendado, aprobado, obligatorio o más barato?

Revise estas categorías con el lugar, una por una: catering, bar, alquileres, carpas, seguridad, entretenimiento, fotografía, video, flores, pastel y planificación. En un mismo salón, unas pueden ser exclusivas y otras libres.

LOFT39 es un buen ejemplo de esa mezcla. Según sus preguntas frecuentes, los alquileres de mesas y sillas, las carpas y cortinajes, y la seguridad se hacen con socios designados. En cambio, el catering, el entretenimiento, el audio y video, la iluminación y la planificación tienen proveedores preferidos, pero se permiten proveedores externos si cuentan con licencia y seguro. En el Brooklyn Botanic Garden, el catering es exclusivo y los equipos de audio y video deben venir de un proveedor aprobado. The Foundry, en Queens, acepta proveedores profesionales externos en varias categorías, como flores, DJ y músicos, pero excluye alquileres externos, carpas y catering.

Si su prioridad es el fotógrafo, vea cómo elegir un fotógrafo de bodas en Nueva York y pregunte al lugar si le exige una lista cerrada.

Las tarifas varían de un lugar a otro, así que tome estos números como ejemplos de lugares concretos y no como un precio general de Nueva York. Para cada salón, pida su lista de tarifas actual.

• LOFT39: el pago por traer catering externo (catering buyout) es de $2 por persona. El caterer externo debe ser de servicio completo, con licencia y seguro.
• Atmosfera: según sus preguntas frecuentes, un caterer externo paga $500, o $250 con el Coordination Suite. Un florista o decorador paga entre $250 y $400. Un DJ o banda en vivo paga $250, igual que un fotomatón, un carrito de proveedor o una instalación. Fotógrafo, videógrafo y peluquería o maquillaje no pagan tarifa. Algunos proveedores quedan exentos con el Coordination Suite.
• Pastel: Atmosfera no cobra tarifa por un pastel externo, pero sí por cortarlo y servirlo en platos: $95 para 30 invitados, $150 para 60 y $200 para 100.
• Descorche: pregunte si se cobra (por botella, por invitado o por evento) y si se permiten bartenders propios. Confirme la respuesta por escrito.

Si piensa traer un pastel de una pastelería de confianza, el lugar suele pedir que lo entreguen listo. Una caja de transporte rígida o un portapasteles aislado, del tamaño de su pastel, ayuda a que llegue entero. Para más detalle, lea pasteles de boda en Nueva York.

Pagar una tarifa por traer su propio caterer no significa que el lugar ponga todo lo demás. Antes de aceptar, pregunte qué incluye: uso de la cocina, personal de servicio, platos, copas, refrigeración, montaje del bufet, servicio de bar y limpieza.

Esto importa porque la comparación de precios cambia. Un salón con catering incluido puede traer el servicio completo, mientras que un caterer externo a veces debe sumar personal, vajilla y alquileres. El Green Building, en Brooklyn, por ejemplo, describe qué debe limpiar y desmontar el cliente, y Atmosfera permite que un caterer con licencia y seguro prepare y sirva la comida en el lugar. Pida por escrito quién pone cada cosa. Para elegir al caterer, pase a catering de bodas en Nueva York.

Casi todo salón pide a cada proveedor un certificado de seguro (certificate of insurance, o COI). Es el documento de su aseguradora que prueba la cobertura. Muchos lugares piden además que el salón figure como asegurado adicional (additional insured).

Estos son los requisitos publicados:

• LOFT39: cada proveedor entrega un COI que nombre a LOFT39 LLC como asegurado adicional, con al menos $1 millón por evento y $2 millones en total. Para un evento de un día de bajo riesgo, el lugar calcula un seguro de evento de unos $150 (LOFT39).
• 48 Wall Street: los proveedores externos deben presentar un COI aprobado a más tardar tres semanas antes del evento, y no pueden entrar sin él.
• Brooklyn Botanic Garden: la pareja y todos los proveedores deben presentar COI válidos antes de la carga y de trabajar en el lugar.
• The Green Building: el cliente debe contratar un seguro que cubra a los proveedores, con $1 millón en total y $1 millón por evento, incluidos daños a la propiedad. Cuesta unos $175 y se puede comprar hasta 24 horas antes.
• Atmosfera: hay que enviar con anticipación la lista completa de proveedores.

Pregunte siempre cuándo vence cada entrega (lista de proveedores, COI, visita al lugar) y si el lugar puede rechazar a un proveedor después de firmar. El día de la boda es tarde para resolver un COI pendiente.

A veces la respuesta es no. En el Brooklyn Botanic Garden, Union Square Events es el caterer exclusivo, y la salida externa existe solo para eventos que requieren comida kosher: allí se permite un buyout con los socios kosher que el jardín especifica. Es una excepción religiosa estrecha, no una puerta abierta a cualquier caterer.

El bar funciona igual. The Green Building indica que el servicio de bebidas se presta exclusivamente por su programa de bar propio. Comprar usted el alcohol no significa que pueda usar sus propios bartenders. Si necesita comida kosher, halal u otra por motivos religiosos o de salud, pregunte antes de reservar si el lugar publica una excepción y pídala por escrito.

Un espacio vacío (raw space) o un loft le entrega el salón con poco incluido. Usted se encarga de más cosas: caterer, mesas, sillas, mantelería, vajilla, personal, luz, sonido, electricidad, montaje, desmontaje, basura, seguro y coordinación de proveedores.

Pero "vacío" no quiere decir que todos los proveedores estén permitidos. The Foundry se describe como un espacio vacío y aun así excluye alquileres externos, carpas y catering. The Green Building exige un desmontaje detallado y tiene bar propio. Pida al salón la lista de categorías abiertas y cerradas antes de suponer que un presupuesto bajo del espacio seguirá bajo después de sumar catering, alquileres, personal y seguro. Para el detalle de este tipo de lugar, lea bodas en espacios vacíos y lofts en Nueva York.

Un proveedor puede estar aprobado y no poder trabajar si el edificio no se lo permite. Antes de firmar, pregunte:

• Las horas de carga y de descarga, y si un proveedor puede llegar antes de su horario alquilado.
• Si hay ascensor de carga o muelle, y qué medidas tienen el ascensor y las puertas (LOFT39 publica las medidas de su ascensor).
• Qué cocina, refrigeración y electricidad hay disponibles, y si se permiten generadores.
• Quién monta, quién desmonta y quién saca la basura y los alquileres.
• Si el equipo puede quedarse durante la noche.

Si el caterer no es del lugar, pregunte también por su permiso sanitario. El Departamento de Salud de la Ciudad de Nueva York (NYC Health) tiene categorías de permisos para establecimientos de alimentos, puestos temporales, vendedores móviles y cocinas compartidas. NYC311 indica que el permiso temporal para servicio de alimentos se necesita para servir comida o bebidas desde un puesto o mostrador fijo en un evento especial, y que cuesta $70 al año. Un establecimiento con permiso puede no necesitar un permiso aparte para cada evento. Pida al caterer su categoría de permiso y confirme el plazo vigente con NYC Health o con NYC311.

Lleve esta lista al recorrido del lugar, y guarde las respuestas junto con el contrato. Una carpeta con bolsillos, o un escáner de documentos portátil, mantiene juntos el contrato, los COI y los permisos.

1. ¿Qué categorías son exclusivas, designadas, preferidas, aprobadas o libres?
2. ¿Puedo ver la política de proveedores y la lista de tarifas actuales?
3. ¿Se permite un caterer externo? ¿Debe ser de servicio completo, con licencia y seguro?
4. ¿La tarifa es por persona o por evento, y qué incluye?
5. ¿Qué cocina, refrigeración y electricidad hay?
6. ¿Qué texto y qué límites exige el COI, y qué nombre debe figurar como asegurado adicional?
7. ¿Cuáles son las fechas límite de la lista de proveedores, el COI y la visita al lugar?
8. ¿Quién pone mesas, sillas, mantelería, vajilla, copas y personal de servicio?
9. ¿Se puede guardar el pastel, y cuánto cuesta cortarlo y servirlo?
10. ¿Se permite traer alcohol, se cobra descorche y puedo usar bartenders propios?
11. ¿Quién monta, desmonta y limpia?
12. ¿El contrato conserva estas reglas por escrito?

Estas son las dudas que más se repiten cuando una pareja compara salones y proveedores.

Elija dos o tres salones que le gusten y envíe a cada uno las mismas preguntas de la lista. Con las respuestas escritas, ponga lado a lado el costo del salón, los proveedores obligatorios, las tarifas por traer el suyo y el seguro, y reserve el que le deje elegir a quienes ya confía. Cuando tenga su favorito, pida que la política de proveedores quede anexada al contrato antes de pagar el depósito.