Alquiler de mesas, sillas, manteles y carpas para una boda en Nueva York

Antes de alquilar nada, pida al local por escrito qué muebles y equipos están incluidos, no solo los que aparecen en las fotos. Un local puede mostrar mesas y sillas en sus imágenes y alquilarlas aparte.

Recorra esta lista con el administrador: sillas, mesas, manteles, vajilla, cubiertos, cristalería, iluminación, barras, tarima, electricidad, carpa y limpieza al terminar. Pregunte también si el servicio de comida (catering) trae platos, copas y mantelería, porque eso cambia lo que le toca alquilar.

Si su espacio está casi vacío, como un loft o un local sin muebles, la guía sobre bodas en lofts y espacios vacíos en Nueva York explica cómo preparar ese tipo de lugar. Aquí nos quedamos con lo que hay que alquilar y cómo contratarlo.

Parta del número confirmado de invitados y del plan de asientos, no solo de la cantidad de personas. Cuente las sillas por separado para la ceremonia, el cóctel y la recepción si el mobiliario no se va a mover de un espacio a otro.

Después sume las mesas que no son de invitados: pastel, regalos y tarjetas, equipo del DJ o la banda, bufé, postres, barra, registro y proveedores. Una vez tenga la lista, confirme la cantidad final con la empresa de alquiler y con el servicio de comida.

Abbot's publica estas capacidades como ejemplo: una mesa redonda de 48 pulgadas sienta de 6 a 8 personas, una de 60 pulgadas de 8 a 10, una mesa rectangular de 72 por 30 pulgadas sienta 8 y una de 96 por 30 pulgadas sienta 10. Para 100 invitados en mesas redondas de 60 pulgadas, eso significa entre 10 y 13 mesas, según cuántos se sienten en cada una.

Los precios por silla, según lo que cada empresa publica:

Elija la forma de la mesa según el espacio y el estilo, y luego pida el mantel que corresponde a esa medida. Las mesas redondas favorecen la conversación; las rectangulares aprovechan mejor un salón largo.

Abbot's publica una mesa redonda de 48 pulgadas a $10.25, una de 60 pulgadas a $11, una mesa de banquete de 72 pulgadas a $11 y una de 96 pulgadas a $12. Jacques Catering publica la redonda de 60 pulgadas a $16.50 y la de banquete de seis pies a $13, así que conviene comparar el precio de la misma pieza entre empresas.

Para los manteles, Abbot's indica que el mantel redondo de 120 pulgadas ($21.50) corresponde a una mesa redonda de 60 pulgadas, y que el de 90 pulgadas ($13.50) es para una mesa redonda de 30 pulgadas. El rectangular de 72 por 120 pulgadas cuesta $13.50. Jacques Catering publica manteles redondos de 90 pulgadas a $12 y de 120 pulgadas a $18. Pida un mantel por cada mesa que lleve mantel y una servilleta por cada puesto; Abbot's cobra las servilletas de poliéster a $11 la docena y Jacques Catering a $0.75 cada una.

La mesa también necesita su vajilla. Abbot's publica el plato llano a $0.75, la taza con platillo a $1.50 el juego, el vaso de agua o la copa de vino a $0.75, la copa de champán a $0.75 y los cubiertos a $0.60 (acero inoxidable) o $0.80 (plateados). Confirme con el servicio de comida qué trae él y qué le toca alquilar, y no duplique.

La entrega en Nueva York depende del camino de acceso. Averigüe antes con el local dónde puede estacionar el camión, si hay ascensor de carga, de qué tamaño es, si hay escaleras, cuánto hay que cargar a mano y en qué horario se permite entregar.

New York Party Rentals explica que su precio más bajo de entrega y recogida supone planta baja o ascensor. Puede cobrar más si el ascensor es demasiado pequeño, si no hay horario de carga disponible o si hay que subir el equipo por escaleras o llevarlo a larga distancia. También pide que todo esté empacado y reunido en un solo lugar para la recogida, y dice que la coordinación con el edificio es responsabilidad del cliente. Si algo falta, está disperso o el equipo espera más de 15 minutos, puede haber cargos.

Los costos de entrega que cada empresa publica son un punto de partida:

• American Party Rentals: entrega desde $125, según la distancia, los pisos, el ascensor y la distancia desde el estacionamiento del camión; pedido mínimo de $250 sin contar la entrega; montaje aparte a $4 por mesa, $1 por silla plegable de plástico y $2 por silla plegable de madera o especial; recogida fuera de horario o en domingo con cargo adicional.
• Jacques Catering: entrega y retiro de equipos y carpas desde $200, según el tamaño de la carpa, el equipo y el lugar.

Un medidor de cinta de 25 pies con seguro sirve para medir puertas, ascensor de carga y pasillos antes de firmar el pedido.

Estos tres términos suelen venir en el contrato, y varían mucho. Léalos antes de pagar el depósito.

Con American Party Rentals, según su página de preguntas frecuentes, el depósito es del 50% al reservar y no se devuelve. El pago final se hace siete días antes de la entrega. Los cambios finales de cantidad se hacen dos semanas antes. Si cancela dentro de las dos semanas previas, se cobra el 75% del contrato; dentro de los tres días, el 100%. Su plan de protección del equipo no se devuelve y cubre hasta $250 por línea de roturas o daños accidentales; fuera del plan, se cobra la reposición.

Jacques Catering pide un depósito del 50% sin devolución al reservar, y el saldo el día antes de la entrega.

New York Party Rentals deja al cliente la responsabilidad por daño, pérdida o robo, con pago de reparación o reposición. Indica que no hay crédito por productos sin usar, que tras recibir el formulario de tarjeta de crédito no hay reembolso por cancelación, y que los cambios o cancelaciones pueden rechazarse. Además, su cotización en línea solo queda confirmada cuando devuelve el contrato firmado y el formulario de tarjeta.

Para elegir la carpa, mire el suelo, el número de invitados sentados o de pie, y lo que va dentro: mesas, bufé, barra, pista de baile y salidas. Celebration Entertainment describe la carpa de estructura (frame tent) para concreto, asfalto, césped o azotea con el anclaje adecuado, y la carpa de postes (pole tent) para césped con estacas.

Estos son los ejemplos que publica, y sus precios de carpa de estructura incluyen entrega, montaje, anclaje y recogida en los condados indicados, con pedidos mínimos:

Las carpas de postes empiezan en $1,950, con ejemplos de 30 por 30 (unos 90 sentados), 40 por 40 (unos 160) y 40 por 60 pies (unos 240). Los laterales cuestan $125 por cada pared de 20 pies y las luces de cadena van de $150 a $395 por carpa, según el tamaño. Para pedidos de carpa en Brooklyn y Queens, la empresa publica un mínimo de $595.

Sobre los permisos, esto es lo que dicen las agencias de la ciudad:

• La guía del Departamento de Bomberos de Nueva York (FDNY) explica que una carpa no necesita permiso de Bomberos por ser carpa. Sí puede necesitarlo una actividad dentro, como cocinar de forma comercial, usar llama abierta o efectos especiales.
• El Departamento de Edificios (DOB) exige un permiso de estructura temporal para una carpa o toldo de más de 400 pies cuadrados brutos, o que permanezca 30 días o más.
• El Permiso de Uso Temporal lo tramita un arquitecto o ingeniero profesional registrado, con al menos 15 días hábiles de anticipación. Cuesta $100 por los primeros 30 días y $130 por cada período adicional de 30 días, dentro de los límites que indica la página.
• Si la carpa va en un parque, el Departamento de Parques (NYC Parks) pide un permiso de evento especial para estructuras temporales, con $25 de tasa de trámite sin devolución. Pueden aplicarse cargos adicionales.

Pregunte a la empresa de la carpa, al local o a la agencia quién se encarga de cada permiso, y pídalo por escrito. Para el plan de respaldo por mal tiempo, consulte la guía del plan de lluvia para una boda en Nueva York.

Jacques Catering pide hacer el pedido de equipos con al menos una semana de anticipación y recomienda diez días o más en temporada alta o con carpa; todo depende de la disponibilidad. Abbot's pide al menos una semana de aviso para las fundas de silla que lista. Celebration Entertainment recomienda reservar temprano para los fines de semana de junio y la temporada de graduaciones.

Esas semanas son un mínimo, no una garantía. Si quiere sillas especiales, manteles poco comunes, carpa, iluminación, una fecha de temporada alta o un local con ventana de entrega estrecha, pida la reserva mucho antes y confirme el plazo por escrito.

Antes de firmar, haga estas preguntas a la empresa y al local:

1. ¿Tiene disponible todo el inventario en mi fecha?
2. ¿Cuál es la ventana de entrega y la de recogida?
3. ¿Qué medidas tiene el ascensor de carga y quién lo reserva?
4. ¿Quién arma y desarma las mesas y sillas?
5. ¿Qué cubre el plan contra daños y qué excluye?
6. ¿Cuánto es el depósito y qué pasa si cambio la cantidad o cancelo?
7. ¿Quién se encarga de los permisos de la carpa?
8. ¿Qué ocurre si el mal tiempo cambia el plan?
9. ¿Cuál es la fecha límite para confirmar el número final de invitados?

Si la empresa que elige no es la que su local acepta, pregunte al local qué permite a una empresa de alquiler ajena: acceso, horarios, seguro y reglas de entrega.

Estas son las dudas que más se repiten al pedir presupuestos.

Escriba hoy al administrador de su local y pídale la lista de lo que incluye, las medidas del ascensor y la ventana de entrega. Con eso y su número de invitados, pida el mismo presupuesto desglosado a dos o tres empresas de alquiler para fiestas, léalo línea por línea y confirme el depósito, el plan contra daños y la fecha de la cantidad final antes de reservar.